本文為大家介紹word 主控文檔(主控文檔的創(chuàng)建和編輯操作可以在什么中進(jìn)行)，下面和小編一起看看詳細(xì)內(nèi)容吧。
本文主要講述如何巧妙地利用word2010軟件的文檔總控功能，輕松完成多人協(xié)同文檔編輯工作。
企業(yè)的年終總結(jié)報告通常涉及多個學(xué)科，篇幅比較長，因此往往需要多人共同撰寫才能完成。協(xié)同工作是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，我們需要有一種技術(shù)可以輕松處理主文檔的重復(fù)拆分和合并。
word 2010大綱視圖中的主文檔功能正好可以解決這個問題。下面通過一個例子來說明協(xié)同編輯的具體操作步驟。本總結(jié)報告包括6個文件：初步概況、財務(wù)狀況、公司業(yè)績、人事管理、安全制度、總結(jié)。
1.快速拆分
首先用word 2010打開匯總報告大綱，選擇匯總報告總標(biāo)題“2010年度企業(yè)匯總報告”，在“首頁”選項卡的“樣式”列表中點選“標(biāo)題”，設(shè)置為標(biāo)題樣式。還將財務(wù)狀況、公司業(yè)績、人事管理、安全制度、概要五個部分的第一行標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式。當(dāng)然，如果你的總結(jié)報告已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)的標(biāo)題樣式，這一步可以省去。
現(xiàn)在點擊word窗口下方狀態(tài)欄右側(cè)的“大綱視圖”圖標(biāo)，切換到“大綱視圖”。在“大綱”選項卡的“主文檔”區(qū)域中，單擊“顯示文檔”以展開“主文檔”區(qū)域。按ctrl+a選中全文，點擊“主文檔”區(qū)域的“創(chuàng)建”圖標(biāo)，將文檔拆分為6個子文檔，系統(tǒng)會將拆分后的6個子文檔的內(nèi)容用邊框圍起來（圖1）。
最后，將文檔命名為“2010 summary report.docx”并將其保存到單獨(dú)的文件夾（d:2010 summary report）中，然后退出。 word會同時在該文件夾中創(chuàng)建2010年度企業(yè)總結(jié)報告.docx和財務(wù)狀況.docx。公司業(yè)績.docx等6個子文檔，分別保存了拆分內(nèi)容的6個部分。
自動拆分以設(shè)置了標(biāo)題和標(biāo)題1樣式的標(biāo)題文本為拆分點，默認(rèn)使用第一行的標(biāo)題作為子文檔名稱。如果要自定義子文檔的名稱，在第一次保存主文檔前，雙擊框線左上角的圖標(biāo)打開子文檔，在主文檔中點擊“保存”打開的word 窗口以自由名稱保存子文檔。主文檔保存后，子文檔不能重命名或移動，否則會因為找不到子文檔而無法顯示主文檔。
2.總結(jié)修改
將“d:2010匯總報告”文件夾下的6個子文件按分工發(fā)給6個人編輯，記得說明不能改文件名。大家編輯好自己的文檔發(fā)回后，我們將這些文檔復(fù)制粘貼到“d:2010匯總報表”文件夾中，覆蓋同名文件，完成匯總。
現(xiàn)在打開主文件“2010年總結(jié)報告.docx”，你會看到文件中只有幾行指向子文件的地址鏈接（圖2）。我們首先要切換到大綱視圖，點擊“大綱”選項卡中的“展開子文檔”，顯示每一個新子文檔的內(nèi)容。當(dāng)前的主文檔已經(jīng)是經(jīng)過編輯和總結(jié)的總結(jié)報告。您可以直接在文檔中進(jìn)行修改和評論，修改的內(nèi)容、修改記錄和評論會同時保存到對應(yīng)的子文檔中。
主文檔修改完成后，先保存，然后將“d:2010匯總報告”文件夾下的子文檔重新發(fā)送給相應(yīng)的人，大家可以根據(jù)修改和注釋的內(nèi)容進(jìn)行修改和完善。重復(fù)此步驟，直到總結(jié)報告定稿。
3.轉(zhuǎn)換為普通文件
總結(jié)報告完成后，必須提交給老板審核?？紤]到打開主文檔時不會自動顯示內(nèi)容，而且必須附上所有子文檔，直接提交主文檔顯然不合適。因此，我們還需要將編輯好的主文檔轉(zhuǎn)換成普通文檔，提交給老板審核。
打開主文檔“2010 summary report.docx”，在大綱視圖的“大綱”選項卡中單擊“展開子文檔”，即可完整顯示所有子文檔的內(nèi)容。然后按ctrl+a全選顯示的子文檔，點擊“大綱”選項卡中的“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)域，點擊“取消鏈接”。最后點擊“office”按鈕，選擇“另存為/word文檔”，命名并保存，即可得到合并后的通用文檔。這里最好不要直接保存，畢竟原來的主文檔可能還是要用到以后編輯的。
其實，在word中，點擊“插入”選項卡上的“對象”，選擇“文件中的文本”，也可以快速合并多人編寫的文檔，而且操作要簡單得多。我們之所以使用主文檔，是因為主文檔中的格式化、修改、修改等操作可以自動同步到對應(yīng)的子文檔中，這在需要反復(fù)修改、拆分、合并的時候尤為重要。
好了，word 主控文檔(主控文檔的創(chuàng)建和編輯操作可以在什么中進(jìn)行)的介紹到這里就結(jié)束了，想知道更多相關(guān)資料可以收藏我們的網(wǎng)站。