向客戶提供報價單是新客戶詢盤后最便捷有效的回復方式。作為銷售商與采購商之間重要的“聯(lián)系紐帶”，一份好的報價單不僅能方便客戶采購，更能夠加深客戶對公司的印象、增強客戶的好感，甚至具有挽留客戶的作用。那么，既然報價單如此重要，寫好它就需要下一些功夫了。
報價單的種類、區(qū)別
1.圖片式
圖片式報價單顧名思義，以產品圖片作為整個報價單的重點內容。這類報價單能夠在向客戶直觀地展示產品外貌的同時令客戶對這一產品的價格、型號等情況一目了然。這也是批發(fā)零售公司及生產實體產品的公司最常采用的報價手段之一。
2.對比式
對比式報價單分為橫向和縱向兩個方面。橫向報價單將公司同一類型、不同型號的產品進行對比，方便客戶進行比較、選擇適合自身情況的產品；縱向報價單通常以競爭對手公司的產品情況為“標桿”，列出自家產品與競爭對手產品的具體信息供客戶參考。
3.分析式
分析式報價單中不僅有產品的價格、型號等基本信息，還會寫明產品的優(yōu)勢，分析產品和公司的具體情況，比如淡旺季、國際市場標準等，目的是說服客戶不要猶豫、盡快下單。一般來說有經驗的業(yè)務員才會采用分析式報價單來瞄準客戶的“痛點”。
一份優(yōu)質的報價單需要包含哪些內容
1.head
即報價單開頭。一般在這一部分會寫明公司（銷售方）的基本資料，如工廠標志（factory logo）、公司名稱（company）、地址（detailed address）、郵編（post code）、聯(lián)系人（contact）、聯(lián)系人職位（job title）、電話號碼（telephone no.）、傳真號碼（fax no.）、手機號碼（mobile no.）、郵箱地址（e-mail address）、線上聯(lián)系方式（messenger online）、公司網址（website address）等。此外，這一部分還需寫明本次報價的基本信息，如報價單標題（quotation/quotation form/price list）、編號（reference no.）、報價日期（date）、有效期（valid date）等。
2.產品基本信息
進入報價單的主體部分，產品基本信息是重中之重。無論采用上述哪種類型作為報價單的格式，以下幾個方面都應盡量完整地出現(xiàn)在產品的基本信息當中（括號內根據具體情況選擇）：貨號（item no.）、型號（type）、產品名稱（product’s name）、【產品圖片（photo）】、產品描述（description）、原材料（materials）、規(guī)格（specification）、【尺寸（size）、長度（length）、寬度（width）、高度（height）、厚度（thickness）、管徑（tube’s diameter）、口徑（caliber）、形狀（shape）、外觀顏色（colors）】、數量（quantity）
3.報價
根據具體情況選擇貿易方式（exw，fob，cfr，cif），報價除單位價格外還需包括裝運港、目的港（loading port，destination port）、貨幣種類、中銀匯率（currency，exchange rate）、貨幣單位（unit price/pcs，unit）等。
4.包裝條款及包裝報價
根據具體情況選擇包裝材料、包裝方式、包裝尺寸等，包裝費用如果需客戶承擔，則要提供相應的包裝報價。
5.付款方式
根據具體情況選擇付款方式。信用證l/c(letter of credit)一般為最常見的付款方式,此外還可以用電匯 t/t(telegraphic transfer)或付款交單d/p(document against payment)等來付款。
6.報價有效期限
這一點其實很重要：如果國際外貿形勢變動（或運費、原料費用、用人成本費用等價格變動），注明報價有效期限能夠盡可能地為銷售商減少損失。
7.交貨時間
通常根據貨物裝運情況來確定一個大致范圍，不需要具體到某一天。
8.產品優(yōu)勢、優(yōu)惠政策等
讓客戶“考慮一下”的好辦法。
撰寫報價單需要注意的問題
1.方便客戶統(tǒng)計和歸檔
無論采用哪種報價方式，報價單都應該盡量清楚明白：既方便客戶瀏覽，也便于客戶日后的統(tǒng)計和歸檔（被客戶歸檔，說明有長期合作的希望）。
2.重要信息寫在郵件正文
報價單如果較長，可以把最重要的信息（產品規(guī)格、價格等）復制粘貼到郵件正文，方便客戶“抓重點”。
3.可提供多種文件格式
報價單除word版本外還可向客戶提供pdf和jpg格式版本，以防客戶的word軟件與自己提供的文件不兼容而造成亂碼、格式錯誤等。
4.郵件標題體現(xiàn)1v1
郵件標題可寫上客戶的姓名，如“to：xxx”或“for：xxx”，讓客戶擁有被重視之感，從而對公司產生好的印象。
把報價做好自然還不夠，如果沒有詢盤，沒有客戶一切做的再好也只是自我欣賞而已，最首要的還是要先掌握高效客戶開發(fā)方法，能夠獲取到潛在客戶，快速實戰(zhàn)起來。